Communicatie naar de ouders - Welpenkamp

[Janra]

Geachte Leidingsploeg,

Eerst en vooral wil ik jullie allemaal bedanken voor al het werk dat jullie doen om onze kinderen elke zondag een leuk tijd te bezorgen bij Roodbaard.
Onni en Siiri zijn altijd gemotiveerd en komen altijd opgelaten en met leuke verhalen thuis.
Echter betreffende het kamp ligt er toch iets op mijn lever, dat ik graag in een constructieve geest met jullie zou willen bespreken.
Namelijk het volgende: Onni en Siiri komen heel graag mee op kamp. Om hier rekening mee te houden, proberen wij onze vakantieplannen zodanig aan te passen om dit allemaal te kunnen combineren. Daarom hadden wij in Maart gevraagd wanneer het kamp doorging en er was ons verteld dat dit voor zowel de welpen als de juniors begin Augustus zou zijn. Wij hebben onze vakantie dan ook gepland rekening houdend met dit schema.
Mijn verbazing was dan ook groot om amper 6 weken op voorhand te worden geïnformeerd dat het welpenkamp een maand naar voor is geschoven. Dit betekent dat Siiri niet aanwezig zal kunnen zijn. Zij was hier van aangedaan, vooral omdat we haar verzekerd hadden dat ze zeker mee kon.
Ik veronderstel dat jullie gegronde redenen hebben om het kamp te verschuiven, maar logistiek gezien is dit uitermate moeilijk voor gezinnen met kinderen bij zowel de welpen en juniors.
Een gelijkaardig situatie deed zich dit jaar ook voor met de blauwe wimpel uitdaging en het winterkamp, waarbij wij het weekend/week vrijhouden en op het allerlaatste nippertje worden ingelicht van het niet doorgaan (meestal nadat ik zelf contact met jullie opneem).

Jullie hebben al een goede werking, maar ik denk dat jullie ROODBAARD nog beter kunnen maken door veel duidelijker en beter te communiceren met de ouders.

Met vriendelijke groeten,

Jan en Jenni, ouders van Onni en Siiri

[butskop]

Beste Jan,

Bedankt voor dit bericht. Ik denk dat je hier in de grond een zeer pertinente opmerking maakt. Communicatie naar de ouders én de leden toe, zeker met betrekking tot 'buitengewone' activiteiten zoals kampen en weekends, maar ook in het algemeen, kan bij Roodbaard een stuk beter. Op dat vlak hebben we, zoals je terecht aanhaalt, al meer dan eens serieuze steken laten vallen, bijvoorbeeld rond het Winterkamp en de Blauwe Wimpel, maar niet alleen dat. Dit is in de eerste plaats mijn verantwoordelijkheid, en ik verontschuldig me er dan ook voor.

Ik wil me bij deze engageren om van een duidelijke (en tijdige) communicatie vanaf vandaag een absolute prioriteit te maken. Maar specifiek met betrekking tot het Welpenkamp wil ik toch dit zeggen: er is nooit sprake van geweest dat het Welpenkamp dit jaar (in tegenstelling tot vorig jaar) zou samenvallen met het kamp van de Aspiranten en de Juniors. Bij mijn weten heeft niemand ooit aan wie dan ook andere data voor het Welpenkamp gecommuniceerd dan 'de eerste tien dagen van juli'. Het klopt dat we de start van het kamp zeer onlangs met een dag vooruit hebben geschoven. Maar de stelling dat het volledige kamp met een maand vervroegd zou zijn, berust op een misverstand.

Dat gezegd zijnde: het feit dat een dergelijk misverstand is kunnen ontstaan, zegt *ook* iets over (een gebrek aan) communicatie. De data van de verschillende kampen lagen voor ons al heel lang vast, maar zijn naar de ouders, tot voor kort, enkel gecommuniceerd wanneer er expliciet om werd gevraagd. Hier ligt er een les voor de toekomst: de data en andere organisatorische details van àlle mogelijke activiteiten die buiten de gewone zondagswerking vallen, moeten zo vroeg en zo vaak mogelijk, op zo veel mogelijk verschillende manieren, verspreid worden. Meer bepaald kan de communicatie via onze website een flinke opwaardering gebruiken.

Ik besef dat in dit geval het kwaad al geschied is, en ik vind het bijzonder jammer dat Siiri daardoor het kamp zal moeten missen. Ik bied haar via deze weg al mijn oprechte excuses aan, en zal dat binnenkort ook 'in vlees en bloed' doen.

Ik hoop dat jullie ondanks deze gang van zaken bereid blijven ons jullie vertrouwen te schenken. En ik hoop dat Onni en Siiri (bij wie het enthousiasme er inderdaad vaak met vonken vanaf spettert) met evenveel plezier zullen blijven opdagen.

Scoutsgroet,
Butskop (EL)

P.S.: De data voor de zomerkampen van volgend jaar liggen op dit moment nog niét vast. Beslissingen terzake worden doorgaans genomen tijdens de eenheidsraad vlak *voor* het begin van een nieuw werkingsjaar. Maar noteer alvast dat Roodbaard de vaste traditie heeft om elk jaar tijdens het eerste weekend van maart een eenheidsweekend te organiseren. En als er volgend jaar een winterkamp is, dan zal dat zeer waarschijnlijk doorgaan in de eerste week van januari (2 t.e.m. 5). Meer info begin september.

[voortvarende]

Ik kan bovenstaande alleen maar beamen. Reden voor één en ander (geen excuus) is dat we allemaal vrijwilligers zijn, het moet allemaal in dat beetje kostbare vrije tijd gebeuren, er is ALTIJD de druk van de eerstkomende activiteiten volgende zondag(en), en werk aan wat later komt wordt uitgesteld...
We WETEN dat ouders horen te weten wanneer de zomerkampen vallen tegen nieuwjaar ten laatste. Precies om families toe te laten gezinsvakanties er rond te plannen. De beslissingen ter zake waren ook op tijd genomen dit jaar. Maar de communicatie liep inderdaad mank.
We kunnen veel excuses aanhalen, er is een generatiewissel aan de gang bij de leiding bijv., maar uiteindelijk is de essentie dat het niet is gebeurd.
Meenemen naar volgend jaar is het enige wat we kunnen: volgende keer beter.

Wever

[Cap'n Iglo]

Ho, Wever, niet iedereen is vijftiger in de leiding! (ik toevallig wel)

Er is een stramien ontstaan van om het jaar één kamp met heel de eenheid te houden en het andere jaar elk apart. Zo kan het voor de Aspirant-juniors iets avontuurlijker. Zo ook dit jaar.
Het is ook niet altijd mogelijk om ver in de toekomst te voorzien. Het moet tenslotte avontuurlijk blijven. maar soms zijn er toevallige kansen (zie de laatste Armada in Kopenhagen) die we beter oppikken.
Op dit ogenblik wordt er gestart met een Armada voor binnen twee jaar (of een VlaWaKa: "Vlaams Water Kamp", waarvan ik de naam nog hoop te helpen veranderen)

Maar we zullen altijd beter worden.

[Janra]

Hallo allemaal,

Bedankt voor jullie reacties. Deze zijn enorm geapprecieerd.

Nog leuke zondagen en een leuk kamp gewenst,

Jan